理事長業務代行を依頼するまでの流れ

おおむね、次の手順により導入することになります。

(管理組合)
外部専門家活用の必要性の認識と相談開始の承認
(管理組合)
当社への連絡
(当社)
訪問によるヒアリング
必要性の確認と必要な業務形態及び業務量の推定
(当社)
提案書及び見積書の提出
(管理組合)
理事会において提案書及び見積書の確認
(管理組合・当社)
提案及び見積に関する協議
(管理組合)
理事会において推進決議
(当社)
管理規約等改定案の作成、業務委託契約案の作成、総会議案書案の作成
(管理組合)
理事会において改定案等の承認
(管理組合)
住民説明会の開催(必要に応じて)
(管理組合)
総会の開催、承認
契約の締結
業務の開始

理事長業務代行サービスを依頼する際の注意点

日本中の多くのマンションで役員(理事、監事)のなり手不足が、課題になっています。特に理事長の業務は、きわめて広範で、専門性が高い判断が求められることもあり、なり手の確保が難しいです。そこで、理事長業務の代行を、マンション管理の専門家に委ねて、適正なマンション管理を実現しつつ、理事のなり手不足を解決するのが、「理事長業務代行」です。

では、具体的に理事長業務の代行を依頼する場合には、管理組合ではどのような準備が必要でしょうか。主な事前にご準備いただく内容は、以下のようになります。ただ、管理会社へ委託されているのか、小口現金など理事長が処理する業務があるのか、さらに、会計処理の流れと理事長決裁方法など管理組合ごとに事情が多様です。

    1. 代行を依頼する理事長業務の具体的な内容を検討してください。現在の理事長業務全般を依頼するのか、あるいは滞納の場合の裁判対応を依頼するのか、又は修繕に関して担当を依頼するのかなどです。
    2. 一般的な管理組合の規約では、役員の資格が「区分所有者」に限定されています。その場合には、「理事長業務代行」を依頼する前提として、規約の改正が必要になります。規約の改正には、特別決議が必要になります。なお、上記①の代行を依頼する業務の内容ごとに、一定の規約改正が必要にあることもあります。
    3. 理事長業務の代行を依頼する場合には、総会の決議が必要です。議案としては、「MRIとの業務委託契約の件」「管理費の予算の変更」その他です。

一度、ご相談いただき、必要があれば上記に関してお手伝いさせていただきます。