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マンション管理会社見直し マンション管理会社変更手続き

マンション管理会社見直し、マンション管理会社変更手続きページ


マンション管理会社見直し、マンション管理会社変更手順


管理組合理事会でマンション管理会社変更の合意。

可能ならば、総会(定時総会または臨時総会)で現在の管理会社との契約解消決議とマンション管理会社変更作業を理事会に一任する旨の承認を得ます。

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現在の管理会社へ解約通知の発送。
総会の決議なしで理事会の合意だけで現在の管理会社と解約を決めた場合の管理会社への解約通知には、「総会決議を前提とした解約」というように条件を付けます。

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マンション管理会社探し、見積り依頼。

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マンション管理会社による現地調査。

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取得した複数社の「管理委託費見積」を比較検討し、マンション管理会社選定、絞り込み。

必要に応じてマンション管理会社によるプレゼンテーションを実施。

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管理組合理事会でマンション管理会社を1社に絞り込む。

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選ばれたマンション管理会社による住民説明会(重要事項説明会)。

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総会で管理会社変更決議(普通決議)、現在の管理会社との契約解除と新管理会社との契約承認を同時に行います。

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管理会社へ解約通知がなされていない場合はここで現在の管理会社へ解約通知を発送します。

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新管理会社と契約

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旧管理会社との解約が成立するまで3ヶ月を要しますので、その期間を利用して新旧管理会社による事務引き継ぎを行います。

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新管理会社が管理するまでに時間がかかる場合は旧管理会社と期限付(たとえば3ヶ月)の暫定契約を結びます。

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新管理会社による管理開始。



マンション管理会社見直し、マンション管理会社変更を計画するにあたり、まず管理委託契約書で、契約期間、解約方法、解約までの期間を確認します。

また、契約期限内での中途解約の場合は違約金の有無についてもご確認ください。
 
国土交通省が示す「マンション標準管理委託契約書」では中途解約は可能です。
ほとんどの管理会社が「マンション標準管理委託契約書」を元に管理委託契約書を作成しているので中途解約時に違約金は発生しませんが、違約金を定めたとしても違法ではないため、管理会社によっては違約金条項が入っていることも無いとは言えません。
念のためにご確認ください。

管理会社との契約期間は、多くの場合1年となっていると思いますが、2年という場合もあります。

 <マンション標準管理委託契約書>

第二十条 本契約の有効期間は、○○年○月○日から○○年○月○日までとする。

なお、マンション管理適正化法では自動更新は認められておりません。

現在の管理会社との契約を更新するにしても解約するにしても、契約期間満了の3ヶ月以上前までに、書面(内容証明郵便・配達証明付)で管理会社へ通知することになります。

中途解約の場合は、契約解除日の3ヶ月以上前に書面で通知します。
反対に言えば、契約解除通知を発送後、3ヶ月目で解約できます。

管理会社との契約解除には総会の決議(普通決議)が必要です。

また新管理会社との契約も総会の決議(普通決議)が必要です。

1回の総会で契約解除と新たな契約の決議を同時に行います。(管理会社変更決議)

 <マンション標準管理委託契約書>

第二十一条 甲又は乙は、本契約を更新しようとする場合、本契約の有効期間が満了する日の三月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨を申し出するものとする。

マンション管理適正化法以前は、管理委託契約書に自動更新の条項も記載されていました。

「甲(管理組合)および乙(管理会社)から申し出がないときは、本契約は従前と同一の条件をもって◯年更新されるものとする。」

このような自動更新の契約は現在では出来ません。

中途解約も可能です。

契約書記載の手順に従って解約すれば、中途解約でも違約金の心配はありませんが、違約金の定めが有るか無いかは、契約書でご確認ください。

 <マンション標準管理委託契約書>

第十九条 甲及び乙は、その相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申し入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。

マンション管理会社見直し、マンション管理会社変更の際、管理会社を先に選定してから解約の申し入れを現在の管理会社にしても、先に解約の申し入れを行ってから解約日までの3ヶ月以上を利用して新管理会社を選定しても、どちらでも問題はありません。

先に現在の管理会社との契約解除を行う場合は、総会の決議(普通決議)が必要です。

この場合、新たに管理会社との契約には再度総会の承認が必要となります。

解約に理由が必要か不要か?
ですが、国土交通省の「マンション標準管理委託契約書」によると、解約に解約理由は必要ありません。
そのかわりに、3ヶ月以上の余裕をもって管理会社に解約を申し入れます。
これも確実には、契約書をご確認ください。

1、契約満了による解約

契約の期間満了時期にマンション管理会社変更を実施する場合は、満了日の3ヶ月以上前までに、管理会社へ書面(内容証明郵便・配達証明付)による解約通知を送ります。

 <マンション標準管理委託契約書>

第二十一条(契約の更新)甲または乙は、本契約を更新しようとする場合、本契約の有効期間が満了する日の三月前までに、その相手方に対し、書面をもって、その旨を申し出るものとする。


2、中途解約

契約の期間満了を待たずに、中途解約する場合は、管理会社へ書面(内容証明郵便・配達証明付)で解約の通知を送ります。通知から3ヶ月以後が解約日です。

 <マンション標準管理委託契約書>

第十九条(解約の申入れ)甲及び乙は、その相手方に対し、少なくとも三月前に書面で解約の申入れを行うことにより、本契約を終了させることができる。

※マンション標準管理委託契約書とは
マンションの管理の適正化に関する法律(平成12年法律第149号)第73条に規定する「契約成立時の書面」として交付する場合の指針として、国土交通省が作成したものです。

 <マンションの管理の適正化の推進に関する法律>

第七十三条マンション管理業者は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約を締結したときは、当該管理組合の管理者等に対し、遅滞なく書面を交付しなければならない。

マンション管理委託契約書の雛形で、マンション管理会社はこの「マンション標準委託契約書」に基づいて契約書を作成しています。

「マンション標準委託契約書」と異なる契約を結んでいる場合もありますので、解約方法は必ず管理委託契約書でご確認ください。

マンション標準管理委託契約書(国土交通省 PDF) ⇒


マンション管理会社の見直し、マンション管理会社変更は、後々住民間で揉めないよう、慎重に行うのに越したことはありません。

現在の管理会社に親しみを感じている区分所有者もいらっしゃいます。
分譲主が決めた管理会社ですから、最適な管理会社だと思っておられる方もいるでしょう。
管理には継続性が必要で、新たに管理会社を変えるとなると今まで積み上げてきた経験がリセットされると心配する方もおられると思います。
ただ単に変化を嫌う、現状維持を望まれる区分所有者もおられることでしょう。
理事会主導で管理会社変更を進める場合、他の区分所有者と意見の乖離がないか十分見極める必要があります。
管理会社の問題は理事になってはじめて認識するもので、一般の区分所有者は往々にして管理に関心がないものです。
理事会から管理会社変更を提案するには、余程の大義名分が必要です。
なぜ管理会社変更をしなければならないのか?
その理由がはっきりしていて、なおかつ区分所有者に納得してもらわなければなりません。
総会という厚い壁があります。
理事会独断とならないように、よく住民の要望を吸い上げ、慎重に行うことです。

マンション管理会社見直し、マンション管理会社変更を進めることについては事前に住民への周知をはかること、可能であれば作業を理事会に一任する旨の総会承諾を得ることが望ましいことです。

管理委託費の見積りを取り、新たな管理会社を1社に絞り込むまでは管理組合理事会が準備を進めますが、その後は選定した新たな管理会社の助力を得ながら総会決議までもっていきます。

3、普通決議

マンション管理会社変更の総会決議は普通決議となります。

普通決議については、区分所有法とマンション管理規約で違いがあります。

マンション管理規約があればマンション管理規約が区分所有法より優先されます。

マンション管理規約が無ければ、区分所有法に従います。

 <区分所有法 第39条>

集会の議事は、この法律又は規約に別段の定めがない限り、区分所有者及び議決権の各過半数で決する。

 <マンション管理規約(標準規約)第47条>

1、総会の会議は、前条第1項に定める議決権総数の半数以上を有する組合員が出席しなければならない。
2、総会の議事は、出席組合員の議決権の過半数で決する。

マンション標準管理規約(国土交通省 PDF) → 

マンション管理規約では、議決権総数の半数以上の総会出席者が必要となっていますが、区分所有法では出席者の人数の決まりはありません。

区分所有法に定める決議は、区分所有者の過半数の賛成と、議決権の過半数の賛成の両方が必要になりますということです。

区分所有者の数は、1人で複数の戸(部屋)を持っていたとしても1人、1戸を複数で所有していても1人です。

1戸を何人かで所有する場合は、その内の1人を議決権者と決めておきます。

議決権は専有部分の床面積の持分割合で決まります。


マンション管理会社変更は法律に則した手続きと管理会社との交渉、区分所有者への広報と合意形成、といった事務手続きばかりではない心理面にも気を遣わなければなりません。

管理組合役員だけでやり切れればいいのですが、有志を募って「管理会社変更委員会」のような専門委員会を設けることもできます。
これは理事会に属する別組織になります。

外部サポーターとして、マンション管理士やマンション管理費削減コンサルタントの活用も選択肢のひとつです。

マンション管理士やコンサルタントはマンション管理会社変更という目的は同じでもやり方や報酬の面で違いがあります。

業者のホームページなどを参考にご自身の管理組合に合ったやり方でサポートしてくれるコンサルタントをお選びください。

コンサルタントは業務経験はもちろんの事、それと同じくらい人柄が重要です。

電話での相談、直接会って対面での相談というように直接コンタクトを取って確認することです。

インターネット上で探すと、マンション管理費削減を掲げているコンサルタント会社が20社(者)以上見つかります。

マンション管理士さんは初回相談無料が多いです。

管理会社変更や管理費削減目的でマンション管理士さんを活用する際には、マンション管理士さんの経歴を重視します。

マンション管理士試験には受験資格として実務経験は必要無いため、マンション管理業界を知らない方も多くいらっしゃいます。

例えば、建築業、住宅設備業出身者も多く、全く関係のない業界出身者も試験に合格してマンション管理士になっています。

こういった方々は、管理委託費の見積りなど見たことも無いので、金額や管理仕様が適正なのかどうかの判断は難しいでしょう。

マンション管理士さんの業界でも、管理会社変更を数多く経験している管理士さんはほとんどおられません。

お薦めするのは、数は少ないですが分譲マンション管理会社出身者で、しかも管理費の見積りに精通しているのは営業出身者(リプレース営業の経験者)です。

それに次いで、管理会社のフロントマン経験者になります。

マンション管理士さんとは別に、インターネット上では「管理費削減」を掲げている業者やコンサルタントがいます。

ほとんどの業者がマンション管理士さん以上に素人です。

業者のホームページを見れば一目瞭然。
多くの業者のホームページの内容は薄っぺらいものです。
業者の知識や経験と比例していると言えます。

マンション管理費削減業者やコンサルタントを選ぶ時は、ホームページやブログでより多くの情報を発信しているか、その情報発信の日付が最近であることです。

そして電話で直接話してみることです。
専門的なことを聞いて即答できるか、よどみのない対応ができるか?
声を聞くと相手の自信の程度がはっきりわかります。

全体からすると少ないですが、申し込んで、総会、管理開始まで丁寧に進めてくれる業者やコンサルタントは確実に存在します。

マンション管理会社変更はそう度々出来ることではありませんので失敗することのないようくれぐれも慎重に進めましょう。

マンション管理会社選定




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