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マンション管理会社見直し

マンション管理会社見直し



マンション管理会社に不満のある分譲マンションの管理組合様へ

分譲マンションの購入時にすでに販売元によりマンション管理会社が決められているため、決まった管理会社が管理するものと思い込み、自由にマンション管理会社見直しをしたりマンション管理会社変更ができること自体知らない方も少なくないと思われます。

マンション管理会社に任せて安心とばかりに任せっきりでいると、本来は管理組合の下請け的な管理会社なはずが反対に管理組合が動かされていることが常態化しているマンションも多いと感じます。

マンション管理会社を監督できない管理組合の下では管理業務が怠慢になるのは明らかです。

管理組合の理事さん達は、多かれ少なかれ管理会社に不満を持つのではないでしょうか。

フロント社員は頼りない、管理人も普通以下。
フロント社員や管理人を通して見る管理会社の企業としての姿勢に疑問を持たれる方も多いことでしょう。

モノ言わぬ管理組合のもと、どうせマンション管理会社見直し、マンション管理会社変更など出来ないだろうと高をくくっている管理会社。

この構図が緊張感のない管理体制につながり、フロント社員は無責任、管理人は凡庸で住民の応対すら満足に出来ず、掃除も満足に出来ていない。

といった管理会社への不満からマンション管理会社見直し、マンション管理会社変更へとつながっていきます。

マンションは管理を買えとは言い古された言葉ですが、管理会社は毎日のマンションライフを維持管理すると共にマンションを資産として維持向上させる大事な存在であるべきです。

昔はマンションと言えば、仮住まい的な感じで一軒家への通過点と見做されていましたが、現在では終の棲家との意識も強くなってきました。

不満に思うような管理会社に任せていては、マンションライフは台無し、大切な財産の向上は望めません。

それどころか最低の維持管理さえも危ういものです。

これでは管理費の払い損です。

マンション管理会社に不満があれば、マンション管理会社見直しやマンション管理会社変更も当然視野に入れるべきです。

しかし、管理会社に不満があっても、それがマンション管理会社見直しにつながっていくとは限りません。

どうしてか?

1、 無関心
2、 管理会社は決まっているものだという思い込み
3、 管理会社を自由に変更出来ることを知らない
4、 管理会社への遠慮
5、 分譲した販売会社への遠慮
6、 管理組合役員が消極的

理由は様々ですが管理会社への不満がマンション管理会社見直しまでつながらないのが実態です。

また、いざマンション管理会社見直しをしようとしても、どうしていいのか分からないというのが実情だと思います。

管理組合の役員さん達も、本来の仕事を抱えてそれどころではないでしょう。

マンション管理会社見直し、というのは管理会社に不満があるということですから、何に不満かを書き出して整理してみます。

当然、区分所有者全員にも聞いてみることです。
アンケートという手段があります。

管理組合の理事さん達は、理事という立場だからマンション管理会社を評価できるといえます。
理事になってはじめて管理会社の業務遂行が見えてきて、疑問や不満を持つようになるものです。
一般の区分所有者は管理会社をどう見ているのか。
それを知ることが管理会社見直しの第一歩です。

マンション管理会社見直しのチェックポイントを並べてみました。

こういったことを誠実に行なってくれるのが管理会社としての努めですが、当たり前のことをおろそかにする管理会社はマンション管理会社見直しの対象とするべきでしょう。

ご参考にどうぞ。

■国土交通省の登録業者であるか

マンション管理業を営むものは国土交通省に登録の届出をしなければなりません。問題を起こしたり、犯罪にまで発展する管理会社に無届業者が多いものです。

届け出が無い会社が管理を行っているマンションはマンション管理会社見直しを行なってください。

■管理業の団体に加盟しているか

一般社団法人マンション管理業協会に加盟する管理会社であれば一応安心です。マンション管理会社が破綻しても、管理会社が一時預かっている1ヶ月分の管理費や修繕積立金がマンション管理業協会によって保障されます。また、マンション管理業協会では管理会社の指導も行っています。最低限のルールは守る管理会社が加盟しています。

■更新の都度重要事項の説明があり、かつ区分所有者に配布されているか

管理組合と管理会社とで結ぶ管理委託契約の自動更新は認められていないため、更新の都度管理業務主任者による重要事項の説明を行い、管理組合員に同じ書面を配布します。書面を交付しても重要事項の説明を省略する管理会社もありますので注意が必要です。そのような会社は一時が万事で他にもずさんな行為があるものです。マンション管理会社見直しの対象ですね。

■契約書の仕様どおりに業務が行われているか

管理会社の行う業務は管理委託契約書で決められています。やらなければならない業務も怠慢により実行していない場合があります。チェックが必要です。

■預金通帳の名義が管理会社になっていないか

法律では通帳は管理組合名義でなくてはなりません。複数ある通帳のひとつでも管理会社名義になっていたら管理組合名義に変更することです。法律を守らないようであればマンション管理会社見直しをすべきです。

■通帳と印鑑の保管方法は適法か

法律が厳しくないころは、管理会社が通帳と印鑑を預かることが行われていましたが、現在の法律では禁じられています。お金の管理にルーズなマンション管理会社見直しの対象にすべきです。

■支出に管理組合の承認を得ているか

支出は事前承認が必須、事後承認を求めるような管理会社は危険です。また全ての支出に管理会社の手数料を乗せている管理会社もあります。管理会社は管理組合の懐具合をよく知っています。支出の額が相場よりも高いと感じたら注意が必要です。管理組合の大事なお金を盗むような行為があればマンション管理会社見直しの必要ありです。

■管理費、修繕積立金の徴収方法や管理は適法か

管理会社による管理費等の収納方法には何通りかの方法があります。管理組合の口座に入金されるまでのルートを知っておく必要があります。

■法改正による規約の改正は出来ているか

マンション管理関連の法律は多く、頻繁に法改正がされています。定期的に管理規約の点検が必要です。法律は規制するというよりも法律が住民を守ってくれます。

■フロント社員が受け持つ管理組合数は妥当か

マンション管理会社の管理組合担当者であるフロント社員が受け持つマンション数は10組合が妥当とされています。受け持ち管理組合数があまりにも多ければフロント社員も負担ですし、管理組合はまともなサービスは受けられません。早めにマンション管理会社見直しをすべきです。

■フロント社員は定期的に巡回しているか

仕事を抱えてフロント社員も巡回は面倒なものです。面倒だから巡回をサボるようなフロント社員は変えてもらいましょう。管理会社の言いなりに任せっきりのマンションはフロント社員も後回しにするでしょう。

■フロント社員や管理人や清掃人の研修、教育制度があるか

管理会社によるフロント社員や管理人・清掃人の業務チェックは必須です。フロント社員ばかりでなく、管理人や清掃人の教育も力を入れてもらいたいものです。

■不祥事の報告はなされているか

不祥事は隠す。不祥事後の謝罪が無い、または遅い。反省の色が見えない。管理会社に限ったことではありませんが、マンション管理業界全体に古い体質はあります。特のお金に関する不祥事が多いとマンション管理会社見直しの対象にすべきでしょう。

■24時間対応受付窓口があるか

高齢者が多いマンションにとっては安心のサービスです。

■修繕積立金不足を隠していないか

大変大きな問題です。どのマンションでもはじめは修繕積立金が安く、段々高くなっていく方式です。管理会社も黙っているので区分所有者は何年も経たないと気付きません。だいたい分譲後5年くらい経つと、管理会社から修繕積立金増額の話が出てきます。その際誠実な対応が管理会社に求められるのですが、管理会社の対応が悪いとマンション管理会社見直しの機運が管理組合から起こってきます。

■長期修繕計画はあるか、見直しは行われているか

修繕計画はどのマンションも管理会社が作成したものがあります。この計画がずさんなことが多々あります。国土交通省のガイドラインに沿った内容か、一度管理会社に説明させるべきです。そういったチェックを怠ると修繕計画と修繕積立金のギャップが解消されません。

■修繕工事は適切に発注されているか

マンションも経年により修繕が頻繁に行われます。管理会社に任せっきりでは高い工事につきます。修繕、大規模修繕は管理会社の収入源のひとつです。第三者に監視させるのも選択肢です。

■理事会、総会にフロントは出席しているか

理事会や総会にフロント社員が出席するのが当たり前です。要請しなければ来ないような態度は改めてもらいましょう。議事録は誰が作成していますか?案外管理組合役員が記録することも多いようですが、管理会社のサービスに議事録の作成もあります。管理仕様に規定されているなら、堂々と管理会社に作成を要求しましょう。

■理事会、総会の議事録が作成提出されているか

議事録作りはフロント社員のやるべき業務だとしても、面倒なため放おっておかれることもあります。期限を決めて提出を求めます。

■コミュニティ作りのイベントに積極的か

住民間の親睦がいいとマンション内のトラブルが軽減します。管理会社の名前で一番多いのが、何とかコミュニティです。管理会社が率先してイベントを開催することもあり、力を入れている管理会社も出てきました。マンション管理会社見直しでそのような会社も選択肢のひとつです。

■個人情報が適切に取り扱われているか

フロント社員もそうですが、特に管理人に個人情報保護の教育を行い徹底してもらうことが重要です。管理人はプライベートな部分を知る立場にあります。管理人にこそ個人情報保護を徹底させるべきです。

■滞納管理費のアドバイスがあるか、督促をしているか

督促は精神的に負担が大きいです。先延ばしにせず、管理組合役員と連絡を取りながら初期督促にこそ力を入れるべきです。マンション管理会社の見直しに、督促制限なしの管理会社を重要視する管理組合もあるほどです。

■毎月会計報告があるか

会計報告は未収金(管理費等の滞納)を把握するうえでも重要なことです。翌月に報告するような管理会社の姿勢が問われます。

■共用部の鍵の管理が出来ているか

鍵の管理はセキュリティ的にも重要な業務のひとつです。管理人任せにせずに管理組合役員が定期的に鍵を確認することです。案外鍵の紛失が多いものです。

■災害マニュアルがあり、災害時用品の備蓄があるか

大規模災害が相次いでいますが、マニュアルが無かったり、有っても守られないことで被害を大きくします。定期的に訓練が必要です。人が集まらないからといって消防訓練を永いあいだ行っていないマンションもあります。住民の命にかかわる防災意識が低いのならマンション管理会社見直しも視野にいれるべきです。

■管理事務所にヘルメットは用意されているか

災害が発生すると管理人は住民を守る立場になります。建物内を無防備で動き回ることは危険です。最低でもヘルメットの常備は必要です。いざという時住民を守る、自社の従業員を守るといった姿勢がヘルメットひとつに表れています。

■建物、設備保守点検に管理人が立ち会っているか

設備点検会社がどんなに立派な会社であっても人間がやることです。サービスを受ける側の人間がチェックすることで緊張感が生じ、うっかりミスを防ぎます。

■管理事務所に保守点検報告書が保管されているか

書類の保存は管理会社の重要な業務です。管理会社にのみ保存するのではなく、管理会社と管理事務所の2ヵ所で保存が望ましいことです。

まだまだ細かいことを言い出したら切りがありません。

続く → マンション管理会社変更



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