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マンション管理会社変更,リプレース(リプレイス)

マンション管理会社変更 リプレース(リプレイス)



マンション管理会社変更を管理組合さんがご検討される理由は、管理会社への不満かと思います。

管理組合の理事さん達がマンション管理会社変更を望んでも、他の組合員はどう考えているかをアンケート等で調査する必要があります。

案外管理組合役員さんと他の組合員とに管理会社変更への考えに温度差がある場合があります。

管理組合理事さん達がマンション管理会社変更に熱心でも、総会で通らない例も見受けられます。
 
管理会社変更には大義名分が必要です。
大義名分がなければ、唐突に管理会社変更を総会の議題に乗せても他の区分所有者の賛同を得るのは難しいでしょう。

なぜ管理会社変更を実施するのか、その理由をはっきりさせ、区分所有者に納得してもらわなければなりません。

例えば、管理会社への不信や不満があって、なおかつ管理委託費の削減という大義名分です。

組合員への広報とマンション管理会社変更への意思の合意に注力するのが管理組合役員さんの最も重要な任務になります。

管理会社のチェック項目を挙げてみました。マンション管理会社変更をする際の理由付けとして参考になさってください。

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◯国土交通省の登録業者であるか

マンションの管理の適正化の推進に関する法律第44条には、「マンション管理業を営もうとする者は国土交通大臣の登録を受けて国土交通省のマンション管理業者登録簿に登録しなくてはならない」と規定されています。

登録の有効期限は5年。

その後継続する際は登録の更新手続きをしなければいけません。

この登録を行なっていないマンション管理業者はモグリとなりますし、法律違反です。

無登録でマンション管理業を営むと1年以下の懲役又は50万円以下の罰金が課せられます。

マンション管理会社と言えるのは最低でも国土交通省の登録業者であることです。

登録していない業者はモグリです。

2014年10月、東京で無登録の管理会社が管理組合の預金を横領する事件がありました。
なんと額は2億円です。→ 産経新聞ニュース

この業者は最初から管理組合の預金を盗むために管理会社を設立したと見えます。
当然国土交通省に管理業者として登録するつもりはありませんでした。

貴マンションの管理会社が無登録会社であった場合は今すぐにでもマンション管理会社変更しましょう。

マンション管理業者検索(国土交通省) → http://etsuran.mlit.go.jp/TAKKEN/mansionInit.do

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◯マンション管理業の団体に加盟しているか

分譲マンション管理の団体では一般社団法人マンション管理業協会(旧社団法人高層住宅管理業協会)が唯一の業界団体です。

平成25年4月1日に社団法人高層住宅管理業協会から一般社団法人マンション管理業協会に名称を変更しました。
この団体は国土交通省の指定団体です。

一般社団法人マンション管理業協会ホームページ → http://www.kanrikyo.or.jp/

マンションの管理の適正化の推進に関する法律
第九十五条  国土交通大臣は、マンション管理業者の業務の改善向上を図ることを目的とし、かつ、マンション管理業者を社員とする一般社団法人であって、次項に規定する業務を適正かつ確実に行うことができると認められるものを、その申請により、同項に規定する業務を行う者として指定することができる。

一般社団法人マンション管理業協会の加盟管理会社であれば、最低でも契約書の内容が適法、管理費の取り扱いも適法、管理会社が倒産したとしても、協会から管理費の補償があります。

大手から規模の小さな会社まで加入しており、国土交通省の指定団体だけあって法令遵守を指導する立場にあります。

マンション管理業協会加盟管理会社であれば一応安心です。

現在の管理会社がマンション管理業協会の会員でない場合、将来マンション管理会社変更の際に管理会社選定条件に加えるべきでしょう。

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◯更新の都度重要事項の説明があり、かつ区分所有者に配布されているか

マンション管理会社との管理委託契約は期間が1年か2年が多く、自動更新は認められていません。

更新の度に管理会社は自社の管理業務主任者に、管理者(管理組合理事長)へ重要事項の説明をし、なおかつ区分所有者全員に重要事項説明書を配布しなければなりません。

マンションの管理の適正化の推進に関する法律 第72条(重要事項の説明)

第七十二条  マンション管理業者は、管理組合から管理事務の委託を受けることを内容とする契約(新たに建設されたマンションの当該建設工事の完了の日から国土交通省令で定める期間を経過する日までの間に契約期間が満了するものを除く。以下「管理受託契約」という。)を締結しようとするとき(次項に規定するときを除く。)は、あらかじめ、国土交通省令で定めるところにより説明会を開催し、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等に対し、管理業務主任者をして、管理受託契約の内容及びその履行に関する事項であって国土交通省令で定めるもの(以下「重要事項」という。)について説明をさせなければならない。この場合において、マンション管理業者は、当該説明会の日の一週間前までに、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等及び当該管理組合の管理者等の全員に対し、重要事項並びに説明会の日時及び場所を記載した書面を交付しなければならない。

2 マンション管理業者は、従前の管理受託契約と同一の条件で管理組合との管理受託契約を更新しようとするときは、あらかじめ、当該管理組合を構成するマンションの区分所有者等全員に対し、重要事項を記載した書面を交付しなければならない。

3 前項の場合において当該管理組合に管理者等が置かれているときは、マンション管理業者は、当該管理者等に対し、管理業務主任者をして、重要事項について、これを記載した書面を交付して説明をさせなければならない。

4 管理業務主任者は、第一項又は前項の説明をするときは、説明の相手方に対し、管理業務主任者証を提示しなければならない。

5 マンション管理業者は、第一項から第三項までの規定により交付すべき書面を作成するときは、管理業務主任者をして、当該書面に記名押印させなければならない。

重要事項説明書作成例(マンション管理業協会) → 

マンション管理会社が最初に管理を行う際は、区分所有者を集めて重要事項の説明を行い、なおかつ重要事項説明書を区分所有者全員に配布しなければなりません。

契約の更新時は、重要事項の説明は理事長にすれば足りますが、その場合でも重要事項説明書は区分所有者全員に配布しなければなりません。

国土交通省が定期的にマンション管理会社へ立ち入り調査を行なっていますが、重要事項を書面にして交付しない会社がけっこうあって毎年のように指摘されています。

法令遵守精神の乏しい管理会社はマンション管理会社変更の理由になります。

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◯契約書の仕様どおりに業務が行われているか

仕様とは、マンション管理会社が行うサービスの内容です。

管理会社がどのような管理業務を行うかは、管理委託契約書の別表に仕様として細かく記載されています。

例えば、管理人の勤務時間や休日、代替要員について。清掃はどの範囲でどのくらいの頻度で行うか。
といったことです。

仕様どおりに仕事が実施されているかどうか、チェックが必要です。

清掃が仕様どおりに出来ていない、掃除が適当だというのはマンション管理会社変更の口実になり得ます。

マンション標準管理委託契約書(国土交通省指針)

第3条 管理事務の内容は、次のとおりとし、別表第1から第4に定めるところにより
実施する。
一 事務管理業務(別表第1に掲げる業務)
二 管理員業務(別表第2に掲げる業務)
三 清掃業務(別表第3に掲げる業務)
四 建物・設備管理業務(別表第4に掲げる業務)

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◯預金通帳の名義が管理会社になっていないか

「マンションの管理の適正化の推進に関する法律」では、管理費等(管理費と修繕積立金)を管理(保管)するための口座は管理組合名義にすることになっています。

管理会社名義になっていると、管理会社が経営不振になった時など、資金が流用されたり、銀行によって質権を設定されたり、たとえマンション管理費に必要な経費でも理事長の承認なしで引き出したり、管理会社の勝手に使われてしまう危険があります。

マンション管理会社社員による横領も過去に繰り返し起こっています。

事故が起こっても再発防止索を講じていればいいのですが、横領といった事故が繰り返えされるようなマンション管理会社は変更されたほうがよいかと思います。

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◯通帳と印鑑の保管方法は適法か

管理費等(マンション管理費と修繕積立金)の銀行口座名義が管理組合であっても、通帳と印鑑を管理会社に預けていては不祥事の基です。

マンション管理適正化法により原則マンション管理業者が通帳と印鑑は同時に保管することはできません。

多くは通帳を管理会社が保管、印鑑を理事長が保管、という方法で行われていると思います。支出の度に管理会社は理事長に印鑑を貰います。

お金の管理や会計はマンション管理会社の重要な業務にひとつです。

法律に従って管理が行われていないなら管理会社としては失格です。

マンション管理会社の変更をお勧めします。

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◯支出に管理組合の承認を得ているか

管理組合口座からの出金は必ず管理組合の承認を得ること。
領収書を保管することです。

急な支出に備えるためと管理会社に言われ、あらかじめ金額の記載のない銀行の出金伝票に理事長印を捺すことのないように気をつけましょう。

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◯管理費、修繕積立金の徴収方法や管理は適法か

マンション管理業者は管理組合から預かった金銭を自社の財産と区別して管理しなければなりません。(分別管理)

マンションの管理の適正化の推進に関する法律施行規則により、分別管理の方法として次の3種類の方法を定めています。

イ 区分所有者等から徴収された修繕積立金等金銭を収納口座に預入し、毎月、その月分の修繕積立金等金銭から当該月中の管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに、収納口座から保管口座(管理組合を名義人とする。以下同じ)に移し換える方法

ロ 区分所有者等から徴収された修繕積立金を保管口座に預入し、預貯金として管理するとともに、管理費用に充当する金銭を収納口座に預入し、毎月、その月分の管理費用から当該月中の管理事務に要した費用を控除した残額を、翌月末日までに収納口座から保管口座に移し換える方法

ハ 修繕積立金等金銭を、管理組合等を名義人とする収納・保管口座において預貯金として管理する方法

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◯法改正によるマンション管理規約の改正は出来ているか

規約は区分所有法に基き、区分所有者の共同の利益を増進し良好な住環境を確保するために作成される管理組合の根本規則になります。
マンションの憲法とも称されます。

当然内容も法律に基いて策定されていますので法律の改正に伴って見直し改訂していきます。

ところが、マンション分譲時に分譲会社と管理会社により規約が作成されますが、その後まったく見直すこともなく、規約の原本がどこにあるのか分からず、紛失したままになっているマンションさえあります。

管理組合の責任ですが、マンション管理会社の怠慢でもあります。

長い間放置されている規約は専門家であるマンション管理士さんにチェックしてもらうといいでしょう。

マンション標準管理規約(国土交通省作成) → 

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◯フロント社員が受け持つ管理組合数は妥当か

フロント社員=管理会社のマンション担当社員

フロント社員の受け持ち物件数は、マンション管理会社ランキング(格付け)の要素のひとつです。

理想は10前後、20も受け持つと対応しきれないと言われていますが、1物件あたりの戸数にもよりますので決めつけは出来ません。

フロント社員が信頼できる人の場合、対応や報告が遅れたり、巡回回数が減ったり、忙しさが態度に表れるようでしたら担当する物件が過剰なのかも知れません。

マンション管理会社が公表しているフロント社員ひとりあたりの受け持ち物件数は実際より少なく、もっと多くの物件を担当しているのが実態のようです。

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◯フロント社員は定期的に巡回しているか

最低でも月に1回は巡回するべきでしょう。
月に1回も巡回で来ないのは問題ありです。

巡回をし、設備や施設の点検をし、管理人を指導し、清掃の状態を確かめるのが基本中の基本です。人まかせにしていると管理の質は明らかに低下します。

フロント社員の良し悪しは、マンション管理会社変更へとつながる大きな要因です。

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◯24時間受付窓口があるか

昼間の事故やトラブルは対応してくれる窓口は多いと思いますが、夜間の事故やトラブルの緊急連絡先が必要になります。

例えば水漏れなどは夜間に多く、一刻を争います。階上の人が原因の場合は解決は早いでしょうが、給排水管の腐食や劣化などの設備が原因の場合は専門家に頼るしかありません。

夜間に断水が起こったらどうしますか?エレベーターの床と機械の隙間にお部屋の鍵を落としたらどうしますか?

こういったトラブルは何処に連絡していいのか困るものです。
夜間対応の管理会社は頼もしい存在です。

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◯修繕積立金不足を隠していないか

多くのマンションが抱えている問題になります。

管理会社がこの対応を誤るとマンション管理会社変更へ傾くことも多くあります。

修繕積立金ははじめは実際に必要な額に比べて安く設定されています。

マンションを買った後の毎月の支払いを低く見せるために分譲会社によって決められるのです。

修繕で大きな金額が動くのが分譲後15年ぐらい経ってからの大規模修繕時です。

管理会社はその間に修繕積立金の金額を上げればいいと考えていてその時期をうかがっています。

管理会社から突然修繕積立金の値上げを提案されて区分所有者は寝耳に水。

トラブル勃発です。

管理会社への不信感から管理会社変更にまで発展することもあります。

なるべく早い時期に管理会社が説明をするのが管理会社の良心といえます。

修繕積立金の金額は長期修繕計画に基づいて決められるものですが、長期修繕計画の実際の金額と隔たりがあります。

長期修繕計画に従えば現在の修繕積立金の倍、3倍が妥当であるのに、管理会社はそれを隠しているのです。

管理会社への不信感から、近年マンション管理会社変更を検討する理由の大きな要因となっています。

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◯長期修繕計画はあるか、見直しは行われているか

マンションを大切な資産として長く維持するために日々の保守管理と共に長期修繕計画を立て修繕積立金を毎月積み立てていきます。

そして長期修繕計画はおおよそ3年から5年ごとに見直しを実施します。

この長期修繕計画を作成していないマンションがあります。あっても見直しを行なっていないこともあります。

管理会社に管理を委託しているマンションでは、ほとんどの場合管理会社が長期修繕計画を作成しているはずです。

はたして妥当な計画なのか?

竣工から大規模修繕工事までの間に建築士のような第三者に判断してもらうという選択肢もあります。

計画に基づき毎月の修繕積立金が決まるわけですから、長期修繕計画がないと毎月積み立てている金額の適正なのかわかりません。

実際に大規模修繕が実施される段になって積立金不足が発覚すると、管理組合が借金をしなければならなかったり、修繕自体出来なかったりで、住環境や資産価値が大きく損なわれてしまいます。

分譲マンション長期修繕計画・計画修繕ガイドブック(東京都住宅局) → 

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◯修繕工事は適切に発注されているか

マンション管理会社の利益の源泉のひとつが建物や設備の修繕工事です。

管理会社は管理組合の懐具合を知っています。やたら修繕工事をしたがる管理会社もあります。

多額とはいえない金額ですと、管理会社の判断で発注し、管理組合は事後承諾ということもありますので注意が必要です。

修繕はほんとうに必要か、不要不急の修繕はないか、業者の選定、金額にまで管理組合が目を光らせないといけません。

区分所有者に建築関係の方がいればその方の意見を聞いたり、前もって金額を設定しておき、それ以上の金額がかかる工事の場合は建築士さんに相談する。

またはあらかじめ顧問として相談できる専門家を確保しておく。

管理組合の大切なお金を少しでも流出しないように気を配ることです。

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◯理事会、総会にフロント社員は出席しているか

理事会は月一回。

総会は年一回。

というマンションが多いと思います。

小規模なマンションでは理事会は数ヶ月に一回といったところでしょうか。

何か事案や問題を抱えていると、理事会は月に2~3回になり、総会も臨時に行われることになります。

管理会社は理事会や総会にフロント社員が出席するものとして毎月の委託費に費用を計上しています。

フロント社員は管理組合に助言する義務があるわけです。

マンション管理会社を変更しようとの理事会での話し合いは、当然フロント社員抜きで行います。

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◯理事会、総会の議事録が作成提出されているか

管理委託契約書に定められていれば管理会社フロント社員が作成します。

理事会にフロント社員が出席する義務があればフロント社員が作成することが多いと思います。

書記を決めている管理組合もあります。

フロント社員が案を作り、理事長なり管理組合がチェックして完成させるマンションもあります。

議事録作成はフロント社員によって出来不出来がありますので要チェックです。

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◯コミュニティ作りのイベントに積極的か

阪神淡路大震災、東日本大震災と、大規模災害の度に話題になったのがマンション内のコミュニティ作りです。

阪神淡路大震災の時はマンションの建替えという大問題でマンション内の意見集約にイベントが効果を発揮しています。

誰が住んでいるか顔がわからないと大規模災害時に避難誘導が困難、個人情報保護で名簿に頼ることは出来ません。

また住民間の付き合いが薄いとマンション内のルールもおろそかになり、マナーも低くなりがちです。

常日頃からイベントを通じて住民同士の懇親が欠かせません。

大手の管理会社が力を入れはじめている分野でもあります。

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◯個人情報が適切に取り扱われているか

話好きでマンション住民のうわさ話をべらべらしゃべる。

こういう人間はどのマンションにもいますが、フロント社員や管理人がこのような行為をすれば問題です。

聞いても言わない。

聞かれても言わない。

を徹底してもらいたいものです。

個人情報について適切に取り扱う体制を整備している事業者等を認定する「プライバシーマーク」を管理会社が取得していることです。

 プライバシーマーク → ウィキペディア

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◯滞納管理費のアドバイスがあるか、督促をしているか

管理費滞納者の管理や督促は管理会社の業務と思っておられる方も多いと思います。

管理費滞納者への督促は本来は管理組合が行うことです。それをお金を払って管理会社へ委託しているのです。

督促が進まない、滞納者が一向に減らない。は管理会社の責任ではなく管理組合の責任が問われていることになります。

毎月未収金の報告を管理会社から受けていますか?未収金の把握が第一歩です。

早期対応、初期督促が一番大事になります。

この問題は法律が絡んでくるので管理会社と協力し、アドバイスのもとに行います。

全国のマンションを調査した国土交通省の報告では、年々管理費を滞納する区分所有者が増加傾向です。

未収金の報告を怠ったり督促を放置しているようなマンション管理会社は変更の対象になります。

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◯毎月会計報告があるか

年1回の収支報告は義務ですので総会時に1年間の決算書が区分所有者に配布されます。

管理を管理会社に委託しているマンションでは管理会社の責任において年1回の他に会計報告が行われます。

その回数は管理委託契約書に規定されています。毎月報告されるのがベストですが大手の管理会社でも3ヶ月毎の報告という会社もあります。

当月分は翌月の末日までに会計報告がなされる管理会社は信頼がおけます。

ただし、年1回の決算報告は区分所有者全員に配布されますが、毎月の会計報告は管理組合もしくは理事長宛になされるのが通常です。

会計報告にルーズなマンション管理会社は管理会社変更の対象になります。

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◯共用部の鍵の管理が出来ているか

管理事務所に共用部分の鍵が保管されていますが、管理人その他が鍵を持ち歩くと紛失することがよくあります。

また整理整頓されていない管理事務所では鍵の紛失が心配です。鍵の保管にルーズな管理会社は他の業務もいい加減になりがちです。

うるさいくらいに鍵の保管を厳重にする管理会社が管理する姿勢としてはいいでしょう。

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◯災害マニュアルがあり、災害時必需品の備蓄があるか

阪神淡路大震災、東日本大震災を経て災害に強いマンションが求められています。

しかし、災害時のマニュアルが整備されていて、その上実際に訓練が行われているマンションは少なく、災害が起これば管理人任せ、各家庭任せが実態です。

管理事務所にせめて管理人用のヘルメットの用意があればいいのですが、それさえも備わっていないマンションが多くあります。

管理人が自分の身を守れずにどうやって住民の安全を守るのか?

まだまだ防災意識が低い証拠です。

災害時必需品の備蓄はできれば1週間分といわれています。

備蓄品は基本的には各家庭で備えるものですが、マンションはいろいろな事情の方がおれらますので家庭任せではいざという時に困窮することが想定されます。

マンション全体に関わることは管理会社が積極的に指針を示すべきです。

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◯建物、設備保守点検に管理人が立ち会っているか

建物や設備の点検は、住民の安全と資産価値の維持向上を目的としています。

また、無駄な修繕への支出を極力出さないことにもつながります。

誠実な業者ばかりではありません。管理人が立会い目を光らさなければ業者も無責任になリがちです。

管理人を含む管理会社の人間が保守点検に必ず立ち会うべきです。

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◯管理事務所に保守点検報告書が保管されているか

たびたびあることですが、管理会社を変更し新旧の管理会社による事務引き継ぎの際に保守点検報告書が保管されていない、または一部紛失されていることがあります。

管理人の怠慢もあるのですが、管理会社の指導が問われます。

建物、設備の保守点検報告書が管理会社に保管され、マンション内に無いこともあります。これでは管理組合がチェックできません。

管理会社にも保管され、管理事務所または理事長も保管していることが重要です。




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